SDP

Création automatisée de vos données personnelles - Commencez par créer la fiche personnelle, dans laquelle vous insérez les données de votre client, soit manuellement, soit en utilisant un de ces pratiques hyperliens prévus dans le logiciel (carte d'identité électronique ou Registre national). SDP ActaLibra manage-IT peut lire les données de la carte d’identité électronique du client et créer automatiquement sa fiche personnelle, ou bien créer celle-ci à partir des résultats d'une recherche dans le Registre national.

Fiche de dossier à planification automatique des tâches - Chaque fiche de dossier contient toutes les informations sur les parties et les biens d'un dossier. Elle est complétée au fur et à mesure, à partir des informations qui sont rassemblées. SDP ActaLibra manage-IT dispose d’une liste exhaustive de tâches pour chaque type de dossier, ce qui vous permet de traiter vos dossiers de façon plus efficace. Ainsi, vous obtenez un aperçu de toutes les tâches à effectuer avant et après la passation de l’acte. De plus, vous pouvez tenir compte des délais à respecter, de la durée de validité des pièces et de l’ordre à suivre dans l’exécution des tâches du dossier sans que cela ne vous coûte plus de temps.

Mise en page personnalisée des documents - SDP ActaLibra manage-IT réutilise toutes les données figurant sur la fiche du client et sur celle du dossier pour créer tous vos documents : lettres, formulaires, actes et décomptes. Le logiciel utilise un système de fusion intelligent qui ajoute toutes les données de vos fiches aux documents Word.

Gestion des documents numériques - Tous les documents que vous créez dans le cadre d’un dossier sont automatiquement sauvegardés dans la liste des documents. Vous pouvez, sans la moindre difficulté, ajouter des courriers électroniques, des photos ou des documents scannés à cette liste. Pour faciliter la recherche, les documents sont classés par catégorie.

Planification des dossiers avec vision globale - Par un simple clic de souris, vous pouvez obtenir un aperçu de tous vos dossiers. De cette manière, vous avez une vision globale des dossiers et de l’évolution de chaque dossier individuel. C’est l’outil par excellence pour vos collaborateurs : il leur permet d’organiser leur travail le plus efficacement possible et de visualiser au premier coup d’œil quelles tâches doivent encore être effectuées dans un dossier déterminé. Les délais à respecter, ainsi que la durée de validité des pièces et l’ordre à suivre dans l’exécution des tâches, sont évidemment pris en compte. À partir d’un aperçu global des dossiers, vos collaborateurs peuvent consulter directement certains dossiers, accomplir des tâches et ouvrir des documents.

SDP ActaLibra est directement lié aux éléments suivants :

• Le guichet fiscal de l’e-notariat.
• L’application Microsoft® Outlook : vos rendez-vous sont automatiquement planifiés dans l’agenda partagé si vous travaillez à partir d'une base de données SQL centrale dans SDP ActaLibra manage-IT. À tout moment et depuis n'importe quel poste de travail, les collaborateurs autorisés peuvent facilement consulter les données de clients et les dossiers sauvegardés. De cette façon, vos clients bénéficient d'une assistance rapide et efficace. Grâce à quelques outils intégrés, vous disposez rapidement de données précises et du statut actuel de tous vos dossiers.

SDP ActaLibra manage-IT

En cliquant sur un rendez-vous depuis l’agenda d’Outlook, vous accédez automatiquement au dossier associé dans ActaLibra manage-IT.

• Central téléphonique : pour les appels entrants, ActaLibra manage-IT affiche le nom de la personne qui appelle ; pour les appels sortants, il permet de composer automatiquement le numéro de téléphone.
• Base de données à jour, contenant les adresses :
  • de l’ensemble de vos confrères,
  • des mairies,
  • des bureaux hypothécaires,
  • des cadastres,
  • etc.

SDP ActaLibra manage-IT détermine automatiquement de quel correspondant vous avez besoin pour la demande de vos documents.

Livre d'expédition - Les livres d’expédition manuscrits appartiennent définitivement au passé. Pour faire le suivi de leur expédition, certains documents (enregistrements, hypothèques, etc.) sont automatiquement sauvegardés dans un livre dès qu’ils sont prêts à être expédiés. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble de toutes les pièces expédiées ou toutes celles à réceptionner, et vous pouvez aisément consulter enregistrements et hypothèques. En outre, le livre d’expédition est lié au suivi comptable des pièces réceptionnées.