SDP

Geautomatiseerde creatie van de persoonsfiche — U start met de input van de persoonsfiche, waarin u de gegevens van uw cliënt invult, tenzij manueel, tenzij aan de hand van een aantal handige links in de software zoals de eID-kaart of rechtstreeks uit het Rijksregister. SDP ActaLibra manage- IT leest de eID-kaart en creëert een persoonsfiche voor de betreffende cliënt of maakt een persoonsfiche op basis van de resultaten van de opzoeking op het rijksregister.

Dossierfiche met automatische taakplanning — De dossierfiche bevat alle informatie over de partijen en de goederen in uw dossiers. U vult de dossierfiche stapsgewijs aan, op basis van de verzamelde informatie. Om u te helpen bij het afhandelen van uw dossiers, beschikt SDP ActaLibra manage-IT voor elk type dossier over volledig uitgewerkte takenlijsten. Op die manier behoudt u moeiteloos een overzicht over al uw taken vóór en ná het verlijden van de akte. Meer nog, u kunt - zonder meerwerk - rekening houden met te respecteren wachttermijnen, de geldigheidsduur van uw stukken en de volgorde van alle taken in een dossier.

Documentenopmaak volgens UW huisstijl — De gegevens die eerder in de cliënt- en dossierfiche zijn ingegeven, gebruikt SDP ActaLibra manage-IT opnieuw bij het opmaken van al uw documenten: brieven, formulieren, aktes en afrekeningen. Het pakket maakt daartoe gebruik van een intelligent mergesysteem dat alle gegevens aan uw Word-documenten toevoegt.

Digitaal documentenbeheer — Alle documenten die u voor een welbepaald dossier opmaakt, bewaart SDP ActaLibra manage-IT in de documentenlijst. U voegt bovendien moeiteloos e-mails, foto’s en gescande documenten aan die documentenlijst toe. Om het zoeken te vergemakkelijken is een indeling per documentcategorie voorzien.

Dossierplanning: hou steeds moeiteloos het overzicht — Met één muisklik heeft u op elk ogenblik een overzicht over al uw dossiers per medewerker alsook over de evolutie van elk dossier. Voor uw medewerkers is dit de tool bij uitstek om hun werk optimaal te organiseren. In één oogopslag zien ze namelijk welke taken ze voor een bepaald dossier nog moeten uitvoeren. Uiteraard wordt ook hierbij rekening gehouden met te respecteren termijnen, de geldigheidsduur van de stukken en de volgorde van bepaalde taken. Vanuit het globale dossieroverzicht kunt u rechtstreeks dossiers raadplegen, taken uitvoeren en documenten openen.

ActaLibra is rechtstreeks gelinkt met:

• Het fiscaal loket op het e-notariaat
• Microsoft® Outlook: uw afspraken komen rechtstreeks in de gedeelde kantooragenda. Indien u vanuit SDP ActaLibra manage-IT werkt op basis van een centrale SQL-database. De daarin opgeslagen cliënt- en dossiergegevens zijn zéér eenvoudig te raadplegen, op alle werkposten, door de juiste medewerker en op elk moment. Op die manier worden uw cliënten snel en efficiënt verder geholpen. Dankzij een aantal geïntegreerde tools beschikt u moeiteloos en zeer snel over de juiste gegevens en de actuele status van al uw dossiers.

• SDP ActaLibra manage-IT

Wanneer u in de Outlook kantooragenda klikt op een bepaalde afspraak, komt u automatisch in het betreffende dossier in SDP ActaLibra manage-IT terecht.

• Uw telefooncentrale:

voor inkomende oproepen toont SDP ActaLibra manage-IT u de naam van de oproeper in kwestie. Voor uitgaande gesprekken vormt SDP ActaLibra manage-IT zelfstandig het telefoonnummer op uw toestel.

• Een up-to-date database met
  • alle adressen van confraters,
  • gemeentebesturen,
  • hypotheekkantoren,
  • kadasters, enz.

SDP ActaLibra manage-IT bepaalt de juiste correspondenten voor het aanvragen van uw stukken.

Expeditieboek — Met de hand geschreven expeditieboeken behoren voorgoed tot het verleden. Stukken waarvoor u de expeditie wilt opvolgen (registratie, hypotheken), komen in een expeditieboek terecht zodra ze verzendklaar zijn. Op die manier behoudt u een overzicht van alle verzonden en ontvangen stukken. Het registratierelaas en de hypotheekinformatie zijn eenvoudig te raadplegen. Bovendien voorziet het expeditieboek een link met de financiële opvolging van de ontvangen stukken in de boekhouding.